Skip to main content

Így gazdálkodj az időddel okosan a munkában

Így gazdálkodj az időddel okosan a munkában

Facebook, internetes hírportálok, okostelefon, hírek a nap 24 órájában, folyamatos információkavalkád. Mindez a hétköznapokba - így persze a munkahelyi időbeosztásba is beszivároghat. Az infó és a munkahelyi teendő sok, míg a munkaidő többnyire véges és az információs szupersztrádán sem nehéz eltévedni. Tippek a hatékony időgazdálkodáshoz Dr. Csehák Hajnalka pszichológustól.

Kövesse híreinket, állásainkat facebook-oldalunkon.

A munkába járók zömére már indulás előtt nagy mennyiségben záporoznak a hírek. Néhány elkapott mondatfoszlány a rádióból, vagy épp gyors pillantások a PC-n vagy az okostelefon kijelzőjén kávézás közben. Irodába érkezés után a hivatalos e-mailek elolvasása terelgethet tovább az információs szupersztrádán. Később, a szünetekben átnézett facebook-üzenetek, bejegyzések, like-ok sokasága még tovább bővíti a kört.

Nem minden információ fontos vagy halaszthatatlan

”Nem veszítünk semmit, ha nem tudunk mindent” – kezdi tanácsait Dr. Csehák Hajnalka. Számos munkavállaló esetében beszélhetünk már-már elapadhatatlan információéhségről, rosszabb esetben függőségről is. Sokan jólértesültségük, fontosságuk kihangsúlyozása miatt szeretnek ’két lábon járó híradóként’ mutatkozni a többiek előtt és folyamatosan információkra vadászni az interneten. Emellett nyomasztóan hathat rájuk a tudat, hogy esetleg lemaradnak valami fontosról - emiatt gyakran nem is tudnak megfelelő intenzitással koncentrálni munkahelyi feladataikra. A hírek túlnyomó többsége ugyanakkor nem tartozik ebbe a kategóriába: így nem is történik semmi, ha nem értesülnek róla rögtön. Tanácsos ezt is szem előtt tartani, tudatosítani, amikor az infóvadászokat elfogja az ”elmulasztott” információk miatti kétségbeesés.

Válogassuk meg a hozzánk eljutó információk forrásait

Ne engedjük kezelhetetlenül elhatalmasodni az információéhséget. Valóban rengeteg hír, információ özönlik a médiából, az internetről a hétköznapokban a munkavállalókra. A bőség azonban gyakran csalóka - a média legkülönfélébb felületein gyakran szerepelnek ugyanazok a hírek, csak más hangsúllyal és tálalásban. Épp ezért hatékony megoldás, ha körültekintően szelektálunk a médiumok között. Tanácsos a médiafelületek közül az irányultságunknak, érdeklődésünknek leginkább megfelelő, megbízhatót kiválasztani és arra hagyatkozni tájékozódáskor. Ezzel máris rengeteg időt takarítottunk meg.

Állítsunk fel fontossági sorrendet munkavégzéskor

Csoportosítsuk és címkézzük fel a megoldandó feladatokat ”Sürgős”, ”Fontos” vagy ”Lemaradók” jelzőkkel. Hatékony lehet az is, ha a fenti kategóriákat különböző színű dossziékban tároljuk. Így legközelebb nem telnek el hosszú percek a rendszerezéssel és máris időt spóroltunk. Tipp: ha egy feladat elsőre túl nagy falatnak tűnik és taszító hozzákezdeni, akkor bontsul apróbb részekre. Azaz: bontsuk áttekinthető részfeladatokra, mert így átláthatóbb és ”könnyebben emészthető.”

Technikai háttérrel is készüljünk a meetingekre!

Pörgősebb, hatékonyabb és hamarabb befejezhető egy-egy értekezlet, ha nem szakítják meg állandóan meddő üresjáratok. Tartsuk az értekezleteken magunknál a szükséges anyagokat pendrive-on, vagy a laptopunkon elmentve, tábla PC-n esetleg okos telefonon is. Így nem fordulhatnak elő kényszerszünetek a meetingeken csak azért, mert az asszisztensnek vagy a kollégáknak hosszú percekbe telik egy kézzel írt/nyomtatott anyagot előhalásznia valahonnan az iroda túlsó sarkából.

Legyen konkrét időpontja az e-mailek átnézésének

A kapkodós, ötletszerűen a munkavállalóra törő e-mail ellenőrzési kényszer is hátráltató és komoly időrabló a munkavállalók életében. Tanácsos épp ezért - ha csak nincs a terítéken valami égetően sürgős projekt - konkrét időpontokat rendszeresíteni az e-mailek átfutására. Ez lehet például reggel, rögtön érkezés után, majd néhány órával később, nap közben. Ne feledjük, akinek halaszthatatlan közlendője van, az telefonon is megtalál. Felesleges ezért 10 percente árgus szemekkel lesni a mailbox-okat.

Közösségi portálok és blog: csak munkaidő után!

Ne böngésszünk munkaidőben Facebookot, IWIWet, ne az irodában írjunk blogot vagy nézegessünk tematikus blogokat. És ne is itt chateljünk. Egyrészt a munkaidő alatt ezért elbocsátás is járhat. Nemrégiben például egy hazai gyár titkárnőjét bocsátották el azért, mert a főnök chatelésen kapta. A vezetőnek érkezésekor a villámgyorsan ”tálcára tett” chatablak szúrt szemet és a második figyelmeztetés után már nem volt kegyelem. Másrészt, az ebéd vagy kávészünetből a célra lecsípett idővel óhatatlanul átcsusszanhatunk a munkaidőbe - és így az előbbi csapdába is… Hagyjuk a virtuális kikapcsolódást inkább otthonra. Kivéve, ha nem online markering a feladatunk...

A munkavállalók internet. és az információfüggésének jelei lehetnek:
Gyakran késik a munkából
Szembetűnően figyelmetlenné, szétszórttá, megbízhatatlanná válik
A munkahelyre megérkezve azonnal az okostelefonja után nyúl
Megérkezéskor csak a mobilon újonnan olvasott információk említésével tudja felvenni a kollégákkal a kapcsolatot

Takács Gabriella, 2012. október 11.


Back to top